بصفتك قائد الفريق، اجعل اجتماعك الأسبوعي اجتماع ناجح وفعّال! كيف يتم ذلك؟ عبر خطوات بسيطة تحتاج الاستمرارية لتتحول إلى هيكل مهم يُنظم الاجتماع الاسبوعي مع الفريق. وبالتأكيد السؤال هو: هل تقومون بعقد اجتماع أسبوعي مع فريق العمل لتتبع العمل وعناصره أو حتى اجتماع شهري دوري؟ كما تعرفون الفكرة ليست في العدد بل الفكرة تكمن في الجودة، ليس هناك أهمية لعدد ساعات الاجتماع و أعداد الاجتماع مقارنةً بجودة الاجتماع ومخرجاته.
ابدأ في الوقت المحدد واحترم جدول الأعمال:
لا أنصحك أن تبدأ اجتماع بدون أجندة واضحة كي لا تقع في فخ العشوائية وتهدر طاقة الوقت. إن مبدأ الاحترام مع مرور الوقت سيتحول نهجًا راسخًا لدى فريقك.
ابدأ بالانجازات: بعد مرور أسبوع من الجهد والعمل، أعتقد أن نبدأ بالانجازات لرفع المعنويات ويمكن تقسيمها لانجازات شخصية واضافات مميزة من كل فرد في الفريق لحين أن نختم هذا القسم بالانجاز الرئيسي على مستوى المؤسسة. هذا الجزء مهم جدًا أن يكون مُدرج في جدول الاجتماع الاسبوعي لرفع من عزيمة الفريق وتشجيعهم على النظر إلى الأمام وبدون تردد. هنا فرصة للاحتفال والتحفيز.
تحدث عن التحديات و ماذا جرى في هذا الأسبوع ؟
ماهي المشكلات التي واجهها الفريق هذا الأسبوع، وكيف تصدر الفريق لحل تلك الأزمات. ولماذا حلّت تلك الاخفاقات وكيف يمكن أن لا تتكرر مع أخذ اجراءات بشأن المشكلة. هذا الجزء مهم في الاجتماع لتوضيح الأخطاء وتجنب الوقوع فيها مستقبلًا. لكن مسؤوليتك طيلة الاسبوع تسجيل تلك المشكلات لعرضها على الفريق في نهاية الأسبوع.
مراجعة الأهداف القصيرة والطويلة:
بالطبع قد حددتم أهداف ذكية لفترة زمنية محددة فواجبك كقائد الفريق أن تُراجع الأهداف في كل أسبوع مع فريقك لضمان سير الخطة في الاتجاه الصحيح. كما يمكنك تصحيح الاتجاهات والمهام في سبيل الوصول إلى الهدف. هذا الجزء قد لا يتعدى دقائق من الاجتماع لكن وبالتأكيد جزء مهم لتذكير الفريق أننا في مؤسسة ربحية ويترتب عليه تحقيق أهداف محددة قد تكون مرتبطة بالنمو، البيع، التسويق أو ما يتناسب مع مؤسستكم!
التذكير بالشعار السنوي:
أينما تجد فرصة، قم بتذكير الفريق بشعار المؤسسة لهذا العام كي يكون حاضرًا في أذهانهم. لأن الشعار السنوي هو المحرك الرئيسي لدفة المؤسسة نحو الرؤية.
ضف درس أو معلومة:
في دقائق لا تتعدى الخمس دقائق يمكنك كقائد فريق اضافة معلومة أو درس يتناسب مع المؤسسة واحتياجاتها وقد يكون هذا الدرس اسبوعي وفي كل اجتماع يتحول من موظف لآخر وفق جدول محدد مسبقًا. هذا القسم من الاجتماع مهم لتشجيع الفريق على المشاركة، المناقشة، التحدث، الثقة، التعلم وأكثر مما تتوقع! قد يكون قصة قصيرة، دعابة، أو فيلم قصير.
اسأل أسئلة عشوائية:
هذه الأسئلة قد تفتح آفاق لتحسين جوانب مرتبطة بالعمل. مثلاً: هل كان الأسبوع سريع؟ هل كان في ضغط عمل هذا الاسبوع؟ كيف ترون تطورنا في تسليم المهام؟ هي أسئلة عشوائية لكن يمكن ومن خلال الملاحظة أن تُشير إلى جوانب يمكن دراستها لتحسين طريقة ونظام العمل.
اعرض مستوى الخدمة ومستوى التقدم:
لأنك المدير فمهمتك عرض مستوى الخدمة لهذا الاسبوع ومستوى التقدم من أجل اتخاذ اجراءات بشأن تلك الأرقام. سيتم العرض هنا على شكل تقرير بالطريقة التي تجدها تناسب المؤسسة والفريق. ومن هنا تحميل الأفراد المسؤولية عن المهام الموكلة إليهم وتتبع التقدم نحو تحقيق الأهداف.
اجمع التعليقات والملاحظات:
استخدم الاستطلاعات أو المناقشات المفتوحة لجمع التعليقات حول العناصر التي تمت مناقشتها. يجب الكتابة (أكرر) يجب الكتابة على شكل نقاط أو على كلمات مفتاحية.
اختتم الاجتماع بخلاصة:
حدد الخطوات التالية و لخص بإيجاز القرارات الرئيسية وعناصر العمل والمواعيد النهائية قبل اختتام الاجتماع من أجل العمل على الاسبوع القادم بطريقة مُنظمة.